Получите бесплатную консультацию прямо сейчас:
+7 (499) 703-47-72Москва +7 (812) 309-93-81Санкт-Петербург

Инструкция прошивки документов от А до Я

Как правильно сшивать документы ниткойОшибки при подготовке юридически-значимых бумаг совершенно недопустимы: важна каждая деталь, в том числе, насколько аккуратно и правильно выполнить прошивку.

Неверно выполненная прошивка станет веской причиной отказа принять документ, что, возможно, приведет к нарушению срока сдачи документов.

...

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.
 
Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (499) 703-47-72. Это быстро и бесплатно!

Оглавление:

Некачественное скрепление важных бумаг может быть использовано недобросовестными гражданами против вас: так проще изъять или заменить листы. После доказать свою невиновность будет крайне тяжело.

Основные положения или как сшивать документы?

Прошиваются все пачки документов объемом 2 более листа.

Все страницы должны быть пронумерованы арабскими цифрами. Символы проставляются в правом верхнем углу каждого листа.

Необходимые для операции инструменты: толстая игла и (или) шило и только натуральные — льняные, хлопковые или шелковые — нити или тесьма.

Переплет

Толстый переплетЕсли документы предназначены для хранения свыше 20 лет – используют обложки из твердого картона, при меньшем сроке хранения (для госархивов) берут папки из бескислотного картона.

Переплет стандартного размера предназначен для прошивки документов формата А4. Если листы большего размера, то применяют папки нестандартного размера.

Опись – гарантия сохранности информации

Опись должна содержать следующие сведения:

  • название документа;
  • дату ее составления;
  • заголовок и аннотацию (цель формирования сшивки);
  • перечень документов в пачке, для каждого из которых прописывается число листов;
  • ФИО составителя описи.
Данный лист не учитывается при нумерации.

Особенности нумерации

Как правильно сшивают пачку документовОсновные постулаты:

  • нумеруются не страницы, а листы;
  • при нумерации опись не учитывается;
  • номера размещаются в правом верхнем углу, не заходя на содержимое листа;
  •  письма нумеруются так: сначала учитывается конверт, затем все имеющиеся в нем листы;
  • применяются арабские цифры;
  • счет идет по возрастающей;
  • при наличии двух и более томов одного документа, каждый нумеруется независимо от остальных. Если приложения оформлены отдельной пачкой документов, то и листы внутри них учитываются отдельно от основного документа;
  • при учете листов, имеющих свою нумерацию, их все равно нумеруют как все прочие;
  • карты, склеенные из двух и более листов, учитываются как единый лист, но в примечании делается пометка о численности этих листов;
  • диаграммы, чертежи, фотографии и прочие подобные вложения нумеруются с обратной стороны в левом верхнем углу;
  • фотографии, чеки, справки, прикрепленные к листу лишь с одной стороны, учитываются как самостоятельные документы;
  • лист, на который наклеено более одного документа по всей их площади, учитывается как 1. Подробная информация о приклеенных документах (наименование, численность) отражается на обороте этого листа и в примечании;
  • листы больших форматов подшиваются за одну сторону, номер пишется в правом верхнем углу на документе в развернутом виде.

где найти поставщика для интернет магазинаПодробнее о том где найти поставщика для интернет магазина. Пошаговая инструкция.

В новости (ссылка) инструкция для открытия интернет-магазин с нуля.

Как правильно написать заявление на отпуск за свой счет? http://lawyer-consult.ru/labor/employee/zayavlenie-na-otpusk.html

Как правильно сшивать документы в архив?

Архив документовПоследовательность прошивки:

  • удаляем все лишние крепежи (скрепки, скобки);
  • проверяем порядок расположения листов;
  • формируем ровную стопку;
  • шилом или иглой выполняем три отверстия, расположенные друг под другом: одно строго посередине листа; верхний и нижний проколы делаются в 3 см от центрального;
  • документы сшиваются по левому краю в полутора сантиметрах от текста;
  • берем нить для прошивки – около 70 см – и вставляем ее в иглу;
  • с обратной стороны пачки в центральное отверстие вводим иглу;
  • протягиваем нить (хвост должен быть достаточной длины: 10-15 см). Остаток нити не должен смещаться;
  • пропускаем иглу в верхний прокол по титульной стороне;
  • нить проходит по оборотной стороне, игла вводится в нижний прокол;
  • с наружной стороны иглу опускаем в центральное отверстие;
  • с оборота завязываем узел поближе к бумаге;
  • оставляем концы по 6-8 см;
  • приклеиваем заверительную наклейку (2 * 5 см) на узел и концы нити;
  • делаем на наклейке заверительную надпись.

Заверительная надпись

На наклейке совершается запись о том, сколько листов содержится в пачке (указывается цифрами и прописью), ставится дата, подпись руководителя юридического лица и печать. Подпись и печать должны частично располагаться на наклейке, частично на оборотной стороне последнего листа.

Как правильно сшивать документы для налоговой?

Правила сшивки документов для налоговой аналогичны положениям для скрепления документов в архив.

Исправление ошибок при нумерации вручную

При пропуске листа при учете допустимо применение нумерации буквами: пропущенный лист помечается номером впереди идущего листа с добавлением буквы (1, 2, 3, 3а, 4, …).

Если не учтены документы, приклеенные только с одной стороны, нумерация выполняется заново. Прежние номера зачеркиваются одной наклонной чертой. Нужный номер пишется рядом. Делается новая заверительная надпись, а старая зачеркивается.

как написать характеристику с места работыЧитайте далее — как написать характеристику с места работы. Наглядный пример.

В статье (здесь) о том, как рассчитать проценты по кредиту.

Бланк журнала регистрации приказов по личному составу. http://lawyer-consult.ru/other/terminy-i-opredeleniya/zhurnal-registratsii-prikazov.html

Практические советы

Специальный сшивательКниги учета и журналы, скрепленные промышленным способом, допускается сшивать на два прокола.

Новые документы, которые впоследствии планируется прошить, разумнее изначально печатать с отступом 35 мм по левому краю.

Можно использовать специальное приспособление – сшиватель.

Многостраничные документы удобнее скреплять следующим образом: пачка кладется оборотной стороной вверх, нить заводится одновременно в верхнее и нижнее отверстие, кипа переворачивается, обе нити одновременно пропускаются в центральный прокол.

Используйте только качественный клей, способный удержать заверительную надпись в течение многих лет. Применение силикатного клея, клеющего карандаша или самоклеющихся наклеек недопустимо.

Бухгалтерские документы, предназначенные для хранения свыше 10 лет, сшиваются в 5 отверстий, а заверительная надпись делается на папиросной бумаге.

Соблюдение правил прошивки не является панацеей ото всех бед, но поможет максимально защитить интересы юридического лица.

Видео на тему: «Как правильно прошивать документы»

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему - позвоните прямо сейчас:
 
+7 (499) 703-47-72 (Москва)
+7 (812) 309-93-81 (Санкт-Петербург)
 
Это быстро и бесплатно!

Видите неточности, неполную или неверную информацию? Знаете, как сделать статью лучше?

Хотите предложить для публикации фотографии по теме?

Пожалуйста, помогите нам сделать сайт лучше! Оставьте сообщение и свои контакты в комментариях - мы свяжемся с Вами и вместе сделаем публикацию лучше!

Комментариев: 8
  1. Николай Сергеев

    Добрый день! Скажите, как правильно расположить наклейку с заверительной надписью?

    • На вопрос отвечает эксперт-юрист Александр

      Разместите её таким образом, чтобы закрыть полностью место скрепления прошивки. При этом надо оставить за пределами наклейки прошивные нити, длина которых должна быть не менее 2-х и не более 2,5 см.
      Обоснование: Письмо Минфина России от 29 октября 2015 г. N 03-02-РЗ/62336.

      Бесплатная помощь юриста
      +7 (499) 703-47-72Москва +7 (812) 309-93-81Санкт-Петербург
  2. Максим

    Добрый день. Пишу ответ на письмо в контролирующий орган. На бланке предприятия. Получилось 4 листа. Как правильно пронумеровать? Начинать с 1-го листа, где пишутся все реквизиты предприятия и исх. номер или со второго листа?

    • Иван

      Есть два способа для написания ответа в контролирующий орган. Первый, это когда пишется сопроводительная, а потом сам лист. В таком случае обозначается количество додатков, только они нумеруются. А если пишется ответ сразу без сопроводительной, то надо нумеровать с первого листа.

  3. Светлана

    как правильно прошить подписные листы в поддержку кандидата по одномандатному избирательному округу?

  4. Павел

    Уточните, как правильно вести нумерацию в спец журналах? первая титульная страница считается ?

    • Оля

      по номенклатуре первая страница никогда в спец журналах не нумеруется, но она идет в счет. Нумерация начинается со второй страницы арабскими цифрами.

    • Леся

      Первая страница считается, но она не нумеруется. У вас должна быть номенклатура дел, если ее не предоставляется, то тогда не нумеруйте первую страницу, но ее считайте.

Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

Получите бесплатную консультацию прямо сейчас:
+7 (499) 703-47-72Москва +7 (812) 309-93-81Санкт-Петербург Остальные регионы:
Онлайн-консультант
Подписка (E-mail)
Юристы-Эксперты
Москаль Александр
Москаль Александр
Многолетний опыт работы во всех областях юриспруденции и экономики
© 2017 Юридическая консультация.
Москва, Бибиревская улица, 4 (контакты).