Получите бесплатную консультацию прямо сейчас:
+7 (499) 703-47-72Москва +7 (812) 309-93-81Санкт-Петербург

Заверение записи об увольнении в трудовой книжке: тонкости и подводные камни

Заверение записи в трудовой книжке

Любой вариант увольнения работника с предприятия в необходимом порядке фиксируется соответствующей записью в трудовой книжке. Несмотря на всю внешнюю простоту момента, к процедуре внесения записи в трудовой документ следует отнестись со всей серьезностью и ответственностью.

Кадровики и делопроизводители обычно хорошо осведомлены о том, что соответствующую запись об окончании трудовых взаимоотношений необходимо закрепить двумя подписями и печатью. Действительность, к сожалению, изобилует примерами нарушения процедуры заверения записи. Это в равной степени относится и к записи в трудовой книжке при увольнении по соглашению сторон. Как следствие возникают проблемы, требующие дополнительного времени, а иногда и средств. 

...

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.
 
Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (499) 703-47-72. Это быстро и бесплатно!

Оглавление:

Во избежание проблемных ситуаций предлагаем разобраться во всех нюансах данного вопроса с помощью тщательного анализа соответствующих правовых норм.

Коротко о главном

Коротко о главномРасторжение трудовых взаимоотношений по тем или иным причинам вначале оформляется приказом об увольнении. После чего следует процедура записи в трудовом документе, фиксирующая дату увольнения, номер приказа, причину увольнения.

Не будем подробно останавливаться на формулировках этой записи, поскольку современный вариант «Инструкции по заполнению трудовых книжек» доступен и включает в себя все формулировки для наиболее распространенных причин увольнения сотрудника.

Начнем с момента, когда запись уже внесена. Следующим этапом станет её официальное заверение. Как именно реализовывается данный аспект, подсказывает особый нормативный документ под названием «Правила ведения, хранения трудовых книжек, изготовления бланков для них, а также обеспечения ими работодателей» (далее по тексту будем именовать — Правила).


В частности, п.10 этого свода Правил постановляет, что в ходе аннулирования трудового договора с сотрудником все записи, которые были вносимы на протяжении трудового процесса в его трудовую книжку (далее употребляется в тексте как ТК), обязательно должны быть завизированы личной росписью работодателя или лица, несущего ответственность за работу с ТК, росписью увольняемого сотрудника, а также печатью учреждения.

Ниже рассмотрим подробнее каждый пункт всей процедуры и того, кто ее подписывает. Но прежде чем начать, хотелось бы убедиться, что вы знаете, как выглядит запись в трудовой книжке при сокращении должностичто писать при увольнении по собственному желанию. Иначе вы просто не поймете о чем идет речь.

Подпись работодателя или…

Подпись работодателяПункт №45 вышеназванных Правил обязывает работодателя нести всю ответственность за работу с трудовыми документами сотрудников. В роли работодателя может выступать как индивидуальный предприниматель, так и юрлицо.

С предпринимателем дело обстоит просто – ему вменяется в обязанность самостоятельно вносить записи в трудовые документы. Однако как быть, если в качестве работодателя выступает юридическое лицо? В такой ситуации предусматривается ответственность за всё руководителя организации, т. е. единоличного органа исполнительного характера.

Именоваться такой руководитель может как угодно (директор, гендиректор, президент и т. д.). Иными словами, суть от наименования должности не изменится, а главным выводом будет то, что руководитель имеет право вносить в ТК соответствующие записи.

Иначе обстоит дело в реальности. На сегодняшний день редко где найдется руководитель, лично занимающийся вопросами трудовых книжек подчиненных. Исключение составляют лишь представители малого бизнеса.

Для выхода из сложившейся ситуации распространенным вариантом является назначение лица, несущего ответственность за всю работу с ТК путем издания соответствующего приказа, заверенного руководителем.

Отметим, что работодатель вправе назначить ответственным за этот вопрос любого своего сотрудника, но чаще всего такие полномочия ложатся на плечи кадровика, бухгалтера или секретаря.

Отдельно рассмотрим вариант, когда ответственный за работу с ТК сотрудник ушел на «больничный» или находится в отпуске. Как же тогда уволиться?

Идеальным вариантом станет внесение записи лично руководителем. Но вполне приемлемо и иное решение – назначение в. и. о. ответственного за трудовые книжки другого сотрудника.

Заметим, что при таком развитии событий обязательным является оформление приказа, содержащего следующие сведения:

  • Ф. И. О. сотрудника, на которого возложено временное исполнение данных обязательств;
  • временной интервал исполнения обязанностей;
  • размер прибавки к зарплате на указанный период.

Требования к подписи ответственного лица

Поскольку речь идет о понятии «подпись» обратимся за разъяснениями терминологии к ГОСТу 6.30 под названием «Унифицированная система организационно-распорядительных документов» (редакция 2003). Данный документ гласит, что в состав реквизита под названием «подпись» должны обязательно включаться:

  • название должности лица, которое подписало документ;
  • личная роспись вышеуказанного лица;
  • Ф. И. О. в качестве расшифровки росписи.

Дальше по тексту для удобства в качестве подписи будем использовать символ «φ». Итак, личная подпись в трудовой книжке при увольнении лица, несущего ответственность за ТК (пусть это будет бухгалтер) получит следующий вид:

Бухгалтер φ Локтева К.В.

В варианте с индивидуальным предпринимателем, которого статья № 66 Трудового Кодекса обязала лично вносить записи в описываемый документ, роспись будет выглядеть таким образом:

Индивидуальный предприниматель φ Котов Ю.Б.

Немало споров возникает по поводу вопроса о возможности или невозможности сокращения слов «индивидуальный предприниматель» до двух букв «ИП».

Ответ на волнующие сомнения кроется в Правилах, где предельно четко сказано о невозможности любых словесных сокращений в процессе внесения записи в трудовой документ (исключением являются только инициалы).

Вариативность допустима лишь следующая:

Работодатель φ Пригожин А.А.

Безусловно, последний пример не вполне отвечает требованиям п. п. №3.22 вышеупомянутого стандарта (нет названия должности), но справедливости ради стоит сказать, что в Правилах ведения ТК нет указания на неукоснительность выполнения требований ГОСТа.

Кроме того, сама трудовая книжка с большой натяжкой может быть отнесена к документации организационно-распорядительного характера. Иными словами, этот ГОСТ в нашем случае скорее рекомендация, чем правилом.

Подпись работника в трудовой книжке при увольнении. Запись типа «ознакомлен»

Подпись увольняемого сотрудникаПосле подписи работодателя или ответственного лица должна стоять роспись самого сотрудника. К сожалению, в силу малой освещенности этого вопроса в Правилах, фантазия кадровиков породила большое количество вариаций этой самой росписи. Самым популярным вариантом стала подпись следующего вида:

С записями ознакомлен φ Сидоров

Первым существенным недостатком подобной записи является отсутствие инициалов, ведь часто «закорючка» подписи может и не слишком напоминать фамилию сотрудника. Вторым промахом является взявшаяся практически из ниоткуда формулировка «с записями ознакомлен» либо просто «ознакомлен».

Почему из ниоткуда? Потому что в действительности нет ни одного нормативного документа, который бы постановлял оформлять подпись увольняемого работника именно таким образом.

Ещё одним распространенным заблуждением является размещение записи сотрудника (предположим она обозначена символом «μ») рядом с записью кадровика:

Инспектор ОК φ Локтева Е.В. μ

Вокруг этого вопроса и по сей день возникает немало споров. Защитники необязательности расшифровки подписи сотрудника утверждают, что раз фамилия, инициалы и подпись стоят на титульном листе трудовой, то в случае увольнения достаточно только расписаться.

Но как быть, к примеру, если сотрудником является женщина, фамилия которой за время работы в данной организации изменилась (к примеру, она вышла замуж)? Сличать подписи в данной ситуации не получится, ведь общеизвестно, что при смене фамилии меняется и роспись человека.

Итак, где же ставится подпись? Идеальным расположением обеих подписей будет следующий вариант:

Инспектор ОК φ Локтева Е.В.
Инженер I категории μ Зайцев М.В.
Возникают также споры и о том, стоит ли указывать полное название должности сотрудника, ведь иногда оно может оказаться довольно громоздким и попросту не поместиться в строку.

В данном случае приемлемо следующее решение:

Инспектор ОК φ Локтева Е.В.
Работник μ Соболев В.А.

Более подробно о том, как ставится подпись работника в трудовой книжке при увольнении — читайте здесь.

Печать в трудовой книжке при увольнении и основные требования

Какая печать и основные требованияПоследним элементом заверения записи об увольнении, как уже было отмечено ранее, является печать. Первый аспект данного пункта на котором стоит остановиться – какой именно печатью следует заверять подобную запись? Раньше можно было выбирать из двух вариантов:

  • печать действующей организации (предприятия);
  • печать отдела кадров (службы).

Но с 2008 года Правила были несколько трансформированы. В ряд внесенных поправок вошло и распоряжение Роструда о замене части фразы п. 35 «…печатью организации (кадровой службы)…» на «…печатью работодателя».

Изменения были вызваны необходимостью привести Правила в максимальное соответствие с действующим Трудовым Кодексом, в котором используется единый термин «работодатель».

Иными словами, после вступления в силу этих поправок, заверение записи на предмет увольнения при помощи печати отдела кадров считается грубым нарушением процедуры. Касательно расположения её оттиска, то имеется ряд соответствующих требований:

  • печать не может закрывать собой личные подписи или затруднять чтение других реквизитов, имеющих значение (к примеру, № приказа);
  • оттиск должен слегка «заходить» на название должности увольняемого, в идеале занимая большей своей частью пустые строчки снизу;
  • печать на документе должна иметь четкий и читабельный вид.

Процедура ознакомления работника с записью

Порядок ознакомления сотрудника с соответствующей записью об увольнении в его трудовом документе осуществляется согласно п.12 упомянутых выше Правил.

И подразумевает роспись работника в его личной карточке.

В роли последней выступает специальный документ под названием Форма № Т-2.

Во исполнение именно этого пункта запрещается ведение таковых карт в компьютерном варианте, т. е. они должны иметь только рукописный вид.

Заверение: лаконично и просто

Базируясь на произведенном выше анализе, можно подвести итоги. Согласно всем требованиям и нормативам в области трудового права акт окончания трудовых взаимоотношений фиксируется подписью работника на следующих документах:

  • приказ, свидетельствующий об увольнении;
  • трудовая книжка;
  • персональная карта, изготовленная по Форме Т-2;
  • книга по учету движения трудовых книжек.
Следуя несложным советам, изложенным в данной статье, вы сможете грамотно и квалифицировано подойти к процедуре заверения записи об увольнении в вашем трудовом документе.

Теперь вы знаете, кто должен расписывается в ТК, нужна ли подпись работника и работодателя. Что делать, если не выдают трудовую в день увольнения — читайте дальше.

 

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему - позвоните прямо сейчас:
 
+7 (499) 703-47-72 (Москва)
+7 (812) 309-93-81 (Санкт-Петербург)
 
Это быстро и бесплатно!

Понравилась статья? Подписывайтесь на обновления сайта по RSS, или следите за обновлениями В Контакте, Одноклассниках, Facebook, Twitter или Google Plus.

Подписывайтесь на обновления по E-Mail: 

Расскажите друзьям!

Комментариев: 16
  1. Пётр Новиков

    Можно ли сократить запись в трудовой книжке — Индивидуальный предприниматель?

    • Елена Евгеньевна

      Так как правилами по ведению и хранению трудовых книжек, которые установлены постановлением Правительства РФ № 225 сокращение считается недопустимым, то лучше не рисковать, даже с общепринятыми аббревиатурами, и прописать «индивидуальный предприниматель» полностью.

    • Алла

      Нет нельзя, в соответствии с ГОСТ запрещаются любые словесные сокращения в трудовой книжке, кроме инициалов. Можно лишь заменить словосочетание «индивидуальный предприниматель» на слово «работодатель».

  2. Ксения Жукова

    Здравствуйте! Я написала заявление на увольнение в понедельник 25.07.16г., начальник мое заявление не подписал. Могу ли я самостоятельно без его подписи зарегистрировать заявление на увольнение в отделе кадров?

  3. Ватутин Лев

    Добрый день! Хотел спросить печать в трудовой книжке при увольнении где ставится?

    • На вопрос отвечает эксперт-юрист Олег

      Здравствуйте!
      Согласно действующим «Правилам ведения и учета трудовых книжек», печать предприятия (организации) при увольнении работника ставится по последней записи, т.е. увольнения работника, в графе 3. Как правило, это правая страница трудовой книжки, но при этом в левой ее стороне. Т.к. правая сторона, 4 графа, предназначена для записи даты и номера документа.

      Бесплатная помощь юриста
      +7 (499) 703-47-72Москва +7 (812) 309-93-81Санкт-Петербург
    • На вопрос отвечает эксперт-юрист Александр

      Расторжение трудовых отношений свидетельствуется записью, внесённой в трудовую книжку, которая подтверждается подписью ответственного лица, удостоверяемого печатью работодателя. Данная норма даёт основание сделать вывод, что печать следует проставлять в разделе, где совершена такая запись и подпись ответственного лица.
      Обоснование: Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (ред. от 25.03.2013) «О трудовых книжках» (вместе с «Правилами ведения и хранения трудовых книжек…») (п. 35).

      Бесплатная помощь юриста
      +7 (499) 703-47-72Москва +7 (812) 309-93-81Санкт-Петербург
  4. Евсин Влад

    Добрый день, кто подписывает трудовую книжку при увольнении?

    • наташа

      Вечер добрый, Влад. Согласно документа под названием «Правила ведения, хранения трудовых книжек, изготовления бланков для них, а также обеспечения ими работодателей», п.10 данных правил гласит, что запись об увольнении должна быть подписана работодателем( директором, чп) или сотрудником, на которого официально возложена функция ведения Трудовых Книжек( например, начальник отдела кадров), а так же самим работником и заверена круглой печатью предприятия.

    • Олег

      Из вашего вопроса не совсем ясно про работника или работодателя вы спрашиваете, но Наталья вам ответила верно. Со стороны работодателя подпись при увольнении ставит либо он, как руководитель, либо лицо, являющееся инспектором (руководителем) отдела кадров на данном предприятии. А также должна быть подпись, там же ниже, увольняющегося работника.

    • наталья

      Здравствуйте Влад. Трудовую книжку при увольнении должен подписывать директор того предприятия откуда вы увольняетесь или если на предприятии эта ответственность возложена на отдел кадров, то тогда они должны подписывать.

    • Виктор Иванович

      Здравствуйте, трудовую книжку при увольнении может подписать руководитель организации, а также уполномоченное им лицо в составе той же организации — отдел кадров. Обычно подпись об увольнении делает то же лицо, которое и принимало вас на работу и кто подписал ваш трудовой договор. Кроме подписи, в трудовой книжке должна быть дата и номер приказа об увольнении и печать. Печать должна захватывать часть текста. В противном случае запись может быть признана недействительной.

    • Валентина

      ст. 66 ТК РФ определяет, что работодатель ведет трудовые книжки.
      Заполнить трудовую книжку ( и при приеме на работу и при увольнении, и при награждении) может руководитель организации или работник кадровой службы.
      Заполнить трудовую книжку может и любой другой работник, если на него Приказом будут возложены обязанности по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек.

    • Иван

      Добрый вечер в соответствии с Трудовом кодексом принимать увольнять с работы имеет работодатель или уполномоченное доверенное лицо. Работодатель готовит приказ об увольнение после чего в трудовую книгу вносят информации об увольнение и ставят подпись работодатель или уполномоченное лицо. В ранее росписи ставится печать.

    • Людмила

      Обычно трудовую книжку подписывает начальник отдела кадров предприятия. Если предприятие маленькое и имеет только инспектора по кадрам, то подписывает он. Если организация совсем маленькая и там нет отдела кадров или это ИП, то подписывает трудовую книжку руководитель или собственник (если это одно и то же).

  5. Нонна

    Вот читаю и думаю — а эти записи в ТК ещё где-нибудь дублируются, помимо документов в самом предприятии?

    Множество моих знакомых имеют лживые записи в трудовых книжках. Заполучить такой «стаж» нетрудно — достаточно найти человека с печатью ИП или ООО. Понятно, что если запись поставлена недавно, то обман может вскрыться легко. А как доказать, что запись фальшивая, если она поставлена лет 10-15 назад? За этот период многие фирмы закрываются, и найти их бывших владельцев практически нереально.

    Поэтому я бы вообще не советовала слишком доверять печатям и подписям в ТК.

Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

Получите бесплатную консультацию прямо сейчас:
+7 (499) 703-47-72Москва +7 (812) 309-93-81Санкт-Петербург Остальные регионы:
Онлайн-консультант
Подписка (E-mail)
Юристы-Эксперты
Москаль Александр
Москаль Александр
Многолетний опыт работы во всех областях юриспруденции и экономики
© 2017 Юридическая консультация.
Москва, Бибиревская улица, 4 (контакты).