Получите бесплатную консультацию прямо сейчас:
+7 (499) 703-47-72Москва +7 (812) 309-93-81Санкт-Петербург

Как правильно сделать запись в трудовую книжку о приеме на работу: вносим по правилам

Трудовая книжка

Трудовая деятельность гражданина РФ с самого её начала координируется фиксированным в записях трудовой книжки контролем. Последняя внесённая запись определяет, что трудовая карьера завершена. В книжке лаконично описана вся трудовая судьба субъекта, которая непосредственно влияет на его благополучие в пенсионном возрасте.

Это говорит о том, что все записи должны вноситься юридически корректно и соответствовать установленным нормативам. В обратном случае, из-за малейшего недочёта могут возникнуть серьёзные неприятности у владельца трудовой и у лица, её заполняющего.

...

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.
 
Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (499) 703-47-72. Это быстро и бесплатно!

Оглавление:

Нормативно-правовые документы определяющие порядок заполнения

Нормативно-правовой документВо избежание разногласий по поводу того, как производится запись о поощрениях в трудовой книжке, разработаны нормативные требования и понятия, на которые приходится опираться каждому работодателю. ТК имеет юридическую силу при условии соответствия обозначенным требованиям. Основные резолюции определены в гл. 10 и 11 ТК РФ, а ст.66 определяет основы трудовой.

Важными являются Правила и Инструкции, которые определяют требования к ведению и хранению книжек, а также буквальные стандарты заполнения и внесения в них записей.

Правила ведения, заполнение титульного трудовой книжки, а также хранения ТК приняты постановлением Правительства РФ от 16.04.03 г. за № 225. Правила обозначены пунктами, в которых излагаются аспекты заполнения трудовых книжек на прием на работу и общие положения работы с ними. Инструкции по их заполнению разработаны Министерством труда и социального развития РФ 10.10.03 г. за № 69.


Важную роль в отдельно взятой ситуации для каждого конкретного сотрудника, играет:

  • номенклатурное делопроизводство;
  • локальные акты;
  • приказы;
  • учётные документы, на которые опирается ведение ТК.

Они контекстуально обусловлены положениями, принятыми Госкомстатом РФ 05.01.04 г. за № 1. Безусловно, что важна опора на документальные подтверждения, представленные соискателем на должность (ст.65 ТК РФ), что заключаются в сведениях:

  • об образовании;
  • полученной квалификации;
  • о трудовом стаже и пр.

Общие правила внесения записей о приёме на работу

Общие правила внесения записейКаждая внесённая в трудовую работника запись, включает в себя конкретные сведения, отражающие характер происходящих миграций. Они опираются на совершенно уникальные данные о событии. Кроме этого записи имеют унифицированную форму, определяющую их принадлежность к правообразующим тенденциям. Им свойственны характеристики:

  1. Формализм и лаконичность.
  2. Отсылка к другим сведениям: приказу и ст. ТК РФ, на базисе и со ссылкой на которые сделана запись.
  3. Соблюдение порядковой нумерации вносимых сведений.
  4. Указание даты приёма на работу.
  5. Чёткое обозначение предприятия, которое трудоустраивает специалиста.
  6. Обязательное указание места работы, куда трудоустраивается работник.
  7. Чёткость и разборчивость почерка, отсутствие помарок и ошибок.

Такой подход поможет избежать неверной записи в трудовой книжке и последующих проблем при подсчёте стажа!

Если вы – кадровый работник или менеджер по персоналу, то понимаете, что каждая новая запись не снимает ответственности за подготовку к внесению сведений в трудовую. Наличие опыта не может обезопасить от допущенных ошибок.

Следите за новыми тенденциями, чтобы не упустить принятие к производству ТК немаловажного нюанса.

Если вы вносите запись в трудовую впервые, нужно быть крайне внимательным. Следуя установленному алгоритму, на основании представляемых для внесения записей инструкций, не сложно внести сведения о приёме на работу даже тогда, когда работник устраивается на предприятие или в иную организацию без трудовой. Главное – опираться на их концептуальные положения.

Общие правила

Имейте в виду, что отсутствие книжки у работника не даёт повода отказать ему в трудоустройстве. В этом случае, вы должны завести её сами, впоследствии он будет пользоваться ей на протяжении всей своей профессиональной деятельности.

Для этого в вашем отделе должны быть в наличии бланки ТК. Этот момент вменяется в ответственность работодателя, он не имеет права затребовать бланк трудовой с работника.

Порядок действий

ПаспортЕсли работник устраивается впервые, то руководитель или уполномоченное на ведение ТК лицо, обязано оформить его книжку на чистом бланке. По правилам (№ 225) такие бланки должны храниться в отделе кадров под контролем его сотрудников.

Все записи, вносимые в книжку, опираются на основания, подтверждённые документально. Для заполнения титульного листа ТК вам понадобится:

  1. Гражданский паспорт.
  2. Документ об образовании или справка с места учёбы.
  3. При необходимости, если из-за смены фамилии данные в документах различаются – свидетельство о браке.

Фамилия, имя, отчество должны полностью соответствовать данным паспорта, а сведения об образовании – соответствующему документу.

Если книжка заполнена впервые для лица, демобилизовавшегося из рядов Вооружённых сил – эти сведения вписываются при наличии военного билета. Они вносятся строчкой выше, чем запись о приёме на работу. Более подробно о том, как внести запись в трудовую книжку о службе в армии, читайте по ссылке.

Образец заполнения трудовой книжки на прием на работу:
из рядов Вооружённых сил

Если молодой специалист устраивается после учёбы в вузе или по окончании колледжа, техникума – запись осуществляется при предъявлении диплома таким же образом.

Для непосредственного включения сведений о работе, нужно выстроить следующую правовую цепочку:

  1. Трудоустраивающийся пишет заявление работодателю, которое он подписывает.
  2. На основе подписанного заявления составляется приказ.
  3. На основании приказа делается запись в трудовой.

Обозначенные сведения поочерёдно вписываются в четыре колонки, каждая из которых составляет самостоятельную группу данных. Вносимые сведения не должны ничем различаться при первичном приёме на работу и для лиц, работавших ранее. Первичность записи констатирует лишь порядковый номер внесения сведений.

Заполнение трудовой книжки при приеме на работу — образец:
Принятие на работу

При приёме на работу название организации вписывается до внесения записи о приёме, печать  не ставится. Отсутствие печати на сведениях о приёме продиктовано опорой на положения Инструкции (№ 69), обозначенные в пункте 3.1.

Впишите название организации. Далее:

  1. В первой колонке впишите порядковый номер записи. Тщательно проконтролируйте, чтобы он продолжал нумерацию, отталкиваясь от предыдущей записи.
  2. Во второй – впишите дату.
  3. Третья графа содержит основную базовую запись. Здесь внесите сведения о том, куда (в которое из подразделений предприятия) оформлен прибывший, с наименованием должности. Запись вносится лаконично и чётко, используя формулировку, принятую в Инструкции (п.3.1). Должность должна строго совпадать с официальным наименованием.
  4. В последней, четвёртой колонке вносится наименование документа «приказ» и его исходящие данные: номер и дата выхода. Этим приказом лицо трудоустроилось на постулируемую записью должность.

Что делать в случае переименования организации, читайте здесь.

Вписывание дат

Имейте в виду, что вписана должна быть дата приёма на работу, то есть – указывайте день, в который работник приступит к своим обязанностям на основании приказа. Не перепутайте его с днём внесения записи в книжку.
Вписывание дат
Дата внесения записи в книжку будет указываться на титульном листе, если трудовая заводится впервые, но в сведениях о работе – исключительно день выхода (приложение 3 Правил).

Дата приёма на работу, указанная во второй графе трудовой всегда совпадает с информацией на этот счёт:

  • в приказе,
  • в трудовом договоре.

Допустили ошибку?

Малейшее расхождение на этот счёт может стать проблемой как для владельца трудовой, так и для лица, допустившего ошибку. Тем не менее, допущенную ошибку необходимо исправить немедленно. При этом ни в коем случае не зачёркивайте ошибочную запись и не исправляйте дату другим образом, это – грубое правонарушение. Поступайте следующим образом:

  1. Поставьте следующий порядковый номер.
  2. Укажите, что запись за соответствующим номером недействительна и здесь же, под этим же номером впишите правильные сведения.

Допустили ошибку?
Например:

  • «Запись за номером 45 недействительна
  • Принята на должность повара 3 разряда с 11.11.2011 г.».
  • Внесите приказ о правильной записи.

Обратите внимание на важнейшие нюансы:

  1. Наименование организации вписывается до внесения порядкового номера и даты, то есть, запись заканчивается строчкой выше, чем вносятся основные сведения.
  2. В нумерации перед текущим числом порядкового номера не ставится «0».
  3. Все сведения и формулировки должны совпадать с данными из приказа, которым лицо принимается на работу. Но в трудовой они имеют более сжатый характер изложения (пункт 10 Правил).
  4. При внесении записи в книжку, не ставятся знаки препинания: точки и запятые.
  5. В ТК не вносятся непредусмотренные Инструкцией сведения.
  6. При записи используются только арабские цифры.

Сменная работа

При работе посменно или вахтовым методом, а также в других случаях, первый рабочий день сотрудника может наступить в выходной день уполномоченного за оформление трудовых лица. Этот момент не должен вас беспокоить. В соответствии с положением, внесение записи в трудовую может осуществиться в течение недели, но не позднее.

Так что в этом случае не торопитесь вносить запись заранее, лучше оформить всё в спокойной обстановке после выходного дня, а работник в это время зарекомендует себя на рабочем месте.

По положению, проработавшему менее 5 дней работнику не обязательно вносить запись в трудовую.

Если ваш новый работник после внесения записи и оформления на работу так и не явился на рабочее место – и договор, и внесённые сведения можно аннулировать. Для того чтобы аннулирование имело статус правового прецедента, нужно собрать подтверждающие этот факт документы, в роли которых могут выступить:

  • акт об отсутствии на рабочем месте;
  • докладная записка руководителя подразделения.

Аннулировать приём на работу можно отдельным приказом, в срок до 5 рабочих дней со дня приёма на работу недобросовестного труженика. В этом случае:

  1. В первой колонке ставится новый порядковый номер, например 7.
  2. Во второй колонке ставится дата, которая соответствует дате в приказе об аннулировании трудового договора. Она совпадает с первым планируемым, но не состоявшимся днём выхода.
  3. В следующей колонке прописываете: «запись за номером 6 считать недействительной в связи с аннулированием трудового договора».
  4. В последнюю колонку внесите исходящие данные приказа, которым аннулирован трудовой договор.

Сведения о работе

В какой срок вносится запись в трудовую книжку о приеме на работу? В соответствии с п.10 Правил, сведения о работе в ТК вносятся не позднее 7 дней от даты приёма на работу. При этом дата на титульном листе книжки может быть более поздней, чем в сведениях о работе. Это нормально, пусть вас не смущает данное разногласие. Если лицо трудоустроено впервые, то на основании п.8 Правил, сведения внесите в его присутствии.

Некоторыми особенностями обладает внесённая запись в ТК, если приём осуществляется в порядке перевода. При приёме на работу, перед данными, которые внесли вы, должна стоять точная запись об увольнении со ссылкой на перевод в вашу организацию.

Эти записи вносятся на основании заявлений, которые регистрируются работодателями, один из которых увольняет сотрудника, а другой – принимает его.

На основе заявлений составляются приказы, где фигурируют факты увольнения и приёма на работу в порядке перевода. На их основании вносится запись:

  1. Название вашей компании.
  2. Порядковый номер записи, следующий за предыдущим.
  3. Дата приёма на работу, которая совпадает с датой увольнения с предшествующего места работы с разницей в 1 день, кроме случаев выходного дня, которые могут определить разницу в 2-3 дня.
  4. Сведения о приёме на работу, с указанием, что приём осуществляется в порядке перевода из организации (предприятия), наименование которого должно быть полностью внесено. Здесь же указывается должность, разряд и другие необходимые данные.
  5. Ссылка на приказ, принимающий на работу в порядке перевода.

Название компании

Имейте в виду, что ни в коем случае нельзя вносить в трудовую запись о приёме, если отсутствует запись об увольнении. Если организация, в которой работал субъект, развалилась, без внесения соответствующих записей, он имеет возможность восстановить правовое содержание ТК путём проведения процедур признания права на внесение записи, но это не входит в компетенцию работодателя.

Заключение

Оформление ТК – ответственная работа, которая опирается на многообразные нюансы. Работодатель и уполномоченное лицо обязано их знать в достаточной степени, чтобы не испортить трудовую карьеру работнику, а самому не попасть в круговорот судебных тяжб.

Допущенных ошибок нужно избегать всеми доступными способами. А в случае их возникновения – необходимо исправлять их всеми дозволенными способами, не оставляя за собой неразрешённых ситуаций.

Имейте в виду, что запись в ТК будет сопровождаться вашей подписью, что не снимет с вас ответственности на протяжении всей трудовой деятельности работника.

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему - позвоните прямо сейчас:
 
+7 (499) 703-47-72 (Москва)
+7 (812) 309-93-81 (Санкт-Петербург)
 
Это быстро и бесплатно!

Видите неточности, неполную или неверную информацию? Знаете, как сделать статью лучше?

Хотите предложить для публикации фотографии по теме?

Пожалуйста, помогите нам сделать сайт лучше! Оставьте сообщение и свои контакты в комментариях - мы свяжемся с Вами и вместе сделаем публикацию лучше!

Комментариев: 24
  1. Варвара Константинова

    индивидуальный предприниматель. Кто заполняет трудовую книжку?

    • Евгения

      Варвара, здравствуйте. Как заполнить трудовую книжку ИП рассказывается в статье по ссылке http://lawyer-consult.ru/administrative/oformlenie-dokumentov/trudovaya-knizhka/zapolnenie/ip.html.

    • Ольга

      Здравствуйте, Варвара. Заполнение трудовых книжек у индивидуального предпринимателя должен или сам предприниматель или сотрудник, менеджер занимающийся кадровыми вопросами, если такой есть в его штате.

  2. Анна Комарова

    при заполнении трудовой книжки, дату приема на работу написал выше нужной строчки.

    • Ольга

      Здравствуйте, Анна. Это не страшно, ошибкой не считается и не считается нарушением правил о ведении и заполнении трудовых книжек. Главное чтобы дата стояла правильная.

    • Евгения

      Здравствуйте, Анна. В данной ситуации нет ничего страшного или противозаконного. Главное, чтобы дата была верной.

  3. Роман

    Здравствуйте.Подскажите пожалуйста,как должна выглядить запись в трудовой книжке,если я работаю водителем автобуса(кат.D)?

    • Ольга

      Здравствуйте Роман. В соответствии с инструкцией о порядке заполнения и ведения трудовых книжек утвержденной Правительством Минтруда РФ, в графе 3 (сведения о работе) заполняется в соответствии с выпущенным приказом о приеме на работу. Запись будет выглядеть следующим образом: «Принят водителем автобуса». Тарифные ставки и категории автотранспорта в трудовых книжках не пишутся. Если в организации имеются цеха, то запись будет звучать так: » Принят в автотранспортный цех на должность водителя автобуса».

    • Ирина С.

      Роман, запись о принятии в организацию стандартно производится работодателем на основании локальных нормативных актов: приказа о приеме на работу, трудового договора, а также штатного расписания. Именно в нем работодатель формулирует название всех должностей, которые в дальнейшем соответствуют всем документам, издаваемым в рамках данной организации. При этом наименование должностей может соответствовать ЕКТС (единому тарифно-квалификационному справочнику работ и профессий рабочих), а может и отличаться, поскольку он носит рекомендательный характер для коммерческих организаций и вскоре будет заменен профессиональным стандартом. В любом случае, Вы вправе ознакомиться с локальными нормативными актами, издаваемыми в данной организации. А сама запись о приеме выглядит так: «Принят на должность водителя» с указанием номера записи и приказов, на основании которого она внесена в трудовую книжку.

  4. Андрей Пудов-Москаленко

    Здравствуйте! Порядок оформления трудовых книжек, их заполнения, внесения изменений , оформления вкладышей, учета и хранения и ответственность регламентирован Постановлением Правительства . Также существует подробная инструкция по ведения. трудовых книжек, утвержденная Постановлением Минтруда РФ . Обязанность по оформлению, ведению трудовых книжек возложена в соответствие с ТК РФ на работодателя.

  5. Роман Сорокин

    Как правильно сделать запись в трудовой книжке

    • На вопрос отвечает эксперт-юрист Александр

      Чтобы исключить ошибки во внесении записей в т\книжку и последующее их исправление, следует обратиться к нормативным актам, устанавливающим правила и порядок внесения записей, и руководствоваться ими.
      Обоснование: постановление Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (Правила), постановление Минтруда России от 10.10.2003 N 69 (Инструкция).

      Бесплатная помощь юриста
      +7 (499) 703-47-72Москва +7 (812) 309-93-81Санкт-Петербург
  6. Алёна Фёдорова

    здравствуйте.Меня зовут Ирина я работаю поваром уже 15 лет в детском саду .скажите пожалуйста мне в трудовой должны ли были сделать запись о моем разряде .при поступлении на работу у меня был 4 разряд.меня заставили отучиться на 5 разряд.и расчетку о зарплате пишут что я шеф-повар но в трудовой пишут повар детского питания .а как должно быть заполнено правильно.

    • На вопрос отвечает эксперт-юрист Александр

      Запись в т\книжке делается в соответствии со штатным расписанием организации. Как ваша должность в нём указана, так и правильно. Установление вам иной более высокой квалификации должно фиксироваться в т\книжке.
      Обоснование: Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (пункты 10, 21 Правил), Постановление Минтруда России от 10.10.2003 N 69 (п. 3.1 Инструкции).

      Бесплатная помощь юриста
      +7 (499) 703-47-72Москва +7 (812) 309-93-81Санкт-Петербург
  1. Ярослава Миллер

    Здравствуйте! ООО трудовую деятельность не вело, при открытии рас/сч нужен был приказ о назначении бухгалтера(приказ составлен от 01.02.16) сейчас ООО заключает договор и начинает с понедельника трудовую деятельность, встал вопрос о официальном трудоустройстве бухгалтера 16 числа. Но приказ то уже есть. И в ПФР ежемесячно подавались сведения только на директора(он устроен официально) как оформить правильно

    • На вопрос отвечает эксперт-юрист Александр

      Отсутствие экономической деятельности у юридического лица не означает отсутствие у него правоспособности, которая возникает при внесении сведений о создании организации в ЕГРЮЛ. Приказ является доказательством приёма бухгалтера на работу и возникновением трудовых отношений, свидетельствуя о начале работы. Так что бухгалтер трудоустроен официально, о чём следует внести запись в т\книжку.
      Обоснование: ТК РФ (ст. 68), ГК РФ (ст. 49).

      Бесплатная помощь юриста
      +7 (499) 703-47-72Москва +7 (812) 309-93-81Санкт-Петербург
  2. Игнатий Афанасьев

    Здравствуйте! Нужно ли ставить печать в трудовой книжке после записи о принятии на работу?

    • На вопрос отвечает эксперт-юрист Александр

      Печать ставится, но не после записи, содержащей сведения о трудоустройстве, а после всех записей, внесённых данным работодателем при прекращении трудовых отношений с работником. Отсюда следует ответ на вопрос, не ставится.
      Обоснование: постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225 (п. 35 Правил), постановление Минтруда РФ от 10 октября 2003 г. N 69 (п. 3.1. Инструкции).

      Бесплатная помощь юриста
      +7 (499) 703-47-72Москва +7 (812) 309-93-81Санкт-Петербург
  3. Борислав Давыдов

    Добрый вечер, Владимир Семёнович. У меня трудовая книжка образца АТ-III. Мне завели её в 1999 году. Самое верхнее поле — фамилия на три строки. Кадровый работник по ошибке на этих трёх строках написала фамилию, имя и отчество. Соответственно, поля Имя и Отчество, остались пустыми. Я уволен год назад, в связи с ликвидацией компании. Сейчас трудоустраиваюсь. Могут ли у меня возникнуть проблемы из-за такого нарушения формальностей.

    • На вопрос отвечает эксперт-юрист Александр

      У работодателя есть обязанность оказывать работнику в случае обнаружения неточной либо неправильной записи в т\книжке требуемую помощь при обращении владельца т\книжки. Если прежняя организация ликвидирована, то такую помощь окажет новый работодатель. Проблем быть не должно.
      Обоснование: постановление Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (п. 27 Правил).

      Бесплатная помощь юриста
      +7 (499) 703-47-72Москва +7 (812) 309-93-81Санкт-Петербург
  4. Татьяна

    Добрый день! При переводе работника с одной должности на другую в том же отделе была сделана запись: переведен на должность иженера в том-же отделе. Правильно ли сделана запись?

  5. Сергей Марков

    Добрый день, как правильно исправить в трудовой — неправильно поставили штамп — вместо район Крайнего Севера поставили местность, приравненная к районам Крайнего Севера. может рядом паставить еще один штамп?

    • На вопрос отвечает эксперт-юрист Александр

      Допущенную ошибку исправляют посредством указания на её недействительность с последующим внесением новой правильной записи. Т. о. за записью с неправильным оформлением будет две новые записи. Зачёркивания исключаются.
      Обоснование: Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (ред. от 25.03.2013) (пункты 27, 30 Правил).

      Бесплатная помощь юриста
      +7 (499) 703-47-72Москва +7 (812) 309-93-81Санкт-Петербург
    • На вопрос отвечает эксперт-юрист Олег

      Здравствуйте!
      Исправления в трудовую книжку вносятся в соответствии с разделом III «Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей»). В частности, в соответствии с п.30 указанных правил, исправление производится путем признания недействительной неправильной записи (штампа) и внесение правильной.

      Бесплатная помощь юриста
      +7 (499) 703-47-72Москва +7 (812) 309-93-81Санкт-Петербург

Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

Получите бесплатную консультацию прямо сейчас:
+7 (499) 703-47-72Москва +7 (812) 309-93-81Санкт-Петербург Остальные регионы:
Онлайн-консультант
Подписка (E-mail)
Юристы-Эксперты
Москаль Александр
Москаль Александр
Многолетний опыт работы во всех областях юриспруденции и экономики
© 2017 Юридическая консультация.
Москва, Бибиревская улица, 4 (контакты).