Получите бесплатную консультацию прямо сейчас:
+7 (499) 703-47-72Москва +7 (812) 309-93-81Санкт-Петербург

Как правильно заверить копию трудовой книжки своему работнику «работает по настоящее время»

Правильно заверить копиюТК

В соответствии с требованиями 62-й ст. Кодекса о труде и 7-м пунктом правительственных Правил, утв. 225-м Пост., работодатель обязан по заявлению работника выдать ему копию трудовой книжки.

Право работника на получение копии также предусмотрено 84.1-й и 89-й статьями Кодекса. Она должна быть выдана бесплатно и в трехдневный срок. Копию нужно отличать от дубликата, правила выдачи которого регламентируются Инструкцией, утв. 69-м Постановлением Минтруда.

...

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.
 
Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (499) 703-47-72. Это быстро и бесплатно!

Оглавление:

Главное различие в том, что дубликат выдается взамен первоначальной книжки, например, в случае ее утери (см. тут), копия же не заменяет оригинала и действительна только при его наличии.

Заверенная копия трудовой книжки с формулировкой «работает в настоящее время»

Такую запись вносит работодатель при оформлении копии документа. Если человек не работает, она естественно внесена быть не может, а сама копия свидетельствуется согласно законодательству о нотариате нотариусом.

В оригинале или в дубликате запись «работает в настоящее время» тоже никогда не проставляется. После изготовления копий страниц трудовой книжки и их заверения, она вносится сотрудником отдела кадров на последнюю страницу с указанием даты записи. Именно так и только так ее можно написать.


Как заверить трудовую книжку работает по настоящее время — образец:
как заверить трудовую книжку работает по настоящее время образец

как заверить трудовую книжку работает по настоящее время образец

Правила заверения копии трудовой книжки работодателем

Правила заверения копииПеред тем как заверять, копии страниц нужно изготовить. В принципе, это можно сделать и от руки, но сегодня все используют копировальное оборудование. При этом двусторонняя копия недопустима и информация должна содержаться только на одной стороне листа.

Совершается процедура согласно Указу ПВС № 9779-X в ред. 2003 г. и унифицированным Правилам, утвержденным 65-м Пост. Госстандарта.

Верность каждого листа свидетельствуется подписью уполномоченного сотрудника и печатью организации (1-й п. Указа). Из 3.26-го пункта Правил следует, что на каждой странице проставляется надпись должностного лица «Верно» и его личная подпись с расшифровкой и указанием должности и числа, например: «Верно. Старший инспектор отдела кадров Н. Т. Иванова. Дата».

2-й пункт 3.26-й ст. Правил указывает, что копия может удостоверяться любой печатью по усмотрению организации. Несмотря на то, что это необязательное требование, копии обычно заверяют печатью. Этого, в частности, требуют банки при оформлении кредитов.

Смотрите пример, как правильно заверить копию трудовой книжки — образец:
как правильно заверить копию трудовой книжки образец

Пошаговая инструкция для работодателя: как оформить?

Пошаговая инструкцияКопия выдается по просьбе работника работодателем в трехдневный срок (62-я ст. Трудового Кодекса). Работодатель не вправе требовать за это вознаграждение и интересоваться зачем понадобилась копия. Право на доступ гражданина к своим персональным данным предусмотрено 89-й ст. ТК, за его нарушение 90-й ст. предусмотрена ответственность для должностных лиц, вплоть до уголовной.

Порядок заверения и изготовления копии следующий:

  • Работник составляет письменное обращение к работодателю, которое выглядит следующим образом:
    • адресуется руководителю организации (указывается полное наименование фирмы, должность и ФИО руководителя полностью);
    • указываются ФИО и должность работника;
    • обращение именуется «Заявлением»;
    • в содержательную часть включается просьба выдать копию трудовой книжки со ссылкой на 62-ю ст. ТК (при этом работник не обязан указывать причину, а работодатель не вправе ею интересоваться, но, если сотрудник захочет указать, что «копия нужна для предоставления в банк», никто ему помешать не может);
    • заявление подписывается работником собственноручно, указывается дата составления обращения.
  • Руководитель, рассмотрев заявление в срок не позднее 3-х дней, издает приказ о выдаче и назначает ответственного сотрудника (например, инспектора отдела кадров).
  • Уполномоченное лицо бесплатно изготавливает ксерокопии всех страниц трудовой книжки. При этом можно использовать любое копировальное оборудование, но дубликаты должны получаться разборчивыми, любые полосы, подчистки и исправления недопустимы.
    Особенно любят придираться к качеству документов банки и даже небольшая претензия может быть поводом для отказа в кредите.
  • Листы заверяют согласно требованиям унифицированных Правил Госстандарта и Указу ПВС 9779-X. Печать или штамп для удостоверения могут использоваться любые, по усмотрению руководителя организации, это законом не регулируется. Например, печать организации или отдела кадров, штамп канцелярии и др. Подробнее про печать — тут.
  • На последней странице копии делается запись «Работает по настоящее время». После нее (под ней) проставляется подпись сотрудника, оформляющего документ. Унифицированные правила Госстандарта раскрывают содержание реквизита «Подпись» в 3.22-м пункте: наименование должности лица, личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например: «Копия верна. Старший инспектор отдела кадров Р. Д. Сидорова. Число. Подпись». Требования к реквизиту «Дата» содержатся в 3.11-м пункте: она записывается арабскими цифрами в последовательности день-месяц-год, разделяемой точками.
  • Листы нумеруются, скрепляются и изготовленная копия передается работнику.


Копия трудовой книжки заверенная работодателем — образец:
заверенная копия трудовой книжки заверенная работодателем

Срок действия копии

Срок действия копииЗаконом он не определен и зависит от того, для каких целей предназначается копия. Различные организации могут устанавливать свои сроки. На практике копия требуется для представления в банк, в миграционную службу, с органы социальной защиты, в суд и др.

В случае выдачи гражданину кредита, цель банка – убедиться в его платежеспособности и «срок годности» может быть сокращен даже до 2-х недель, но, как правило, составляет один месяц. Для предоставления в суд – срок не ограничен.

Если срок пропущен, для «обновления» копии достаточно будет простого ее удостоверения уполномоченным лицом работодателя с указанием новой даты и проставлением печати организации. Или же, работник всегда сможет обратиться за изготовлением целиком новой копии. Выдать документ бесплатно – обязанность работодателя и никакие ограничения здесь не предусмотрены.

Особенности заверения для банка

Один из наиболее частых случаев необходимости копии – для предоставления в кредитное учреждение. Банки мотивируют свои требования надобностью подтвердить платежеспособность гражданина. Как правило, эта информация им требуется перед предоставлением кредита.

Для банка имеет значение трудовой путь заемщика, непрерывность стажа, должности на которых он трудился и трудится, факты работы в определенных организациях и трудовая занятость в настоящий (на дату выдачи кредита) момент.

Всю эту информацию уполномоченные сотрудники банков узнают из заверенной копии трудовой. При этом, она составляется по общим правилам, никакие специальные записи, вроде «изготовлена для предоставления в кредитное учреждение т-то», в нее не вносятся.

Единственное, что может отличать эту копию от прочих – срок ее годности для банка. Эти сроки банки устанавливают сами, в то числе и очень короткие (неделя).

Спорить с ними бесполезно, объяснять свои требования, так же как и причины отказа в кредите, они не обязаны.

Помимо копии трудовой, могут потребовать выписку из трудовой книжки из нее же и копию трудового договора. Это законно, а работодатель обязан все документы предоставить в те же сроки – до трех дней (62-я и 89-я статьи ТК, 7-я ст. Правил).

Образец заверенной копии трудовой книжки для банка — образец:
образец заверенной копии трудовой книжки для банка образец

Как и зачем нужно заверять последнюю страницу?

Копия ТК призвана удостоверить перед третьими лицами трудовую деятельность работника. При этом, для органов социальной защиты может быть важен непрерывный стаж, для банка – платежеспособность, обусловленная работой в определенной организации и т.д.

Заверенная по всем правилам копия, с правильно внесенной записью на последнюю страницу о работе и «в настоящее время», позволяет работнику реализовать свои права, вытекающие из факта трудовой занятости: получить кредит, некие льготы, образование по выбранной специальности, загранпаспорт, удостоверить факты в суде и др.
Зачем нужно заверять копию
Получение копии трудовой книжки в установленный срок – законное право работника. Ответственные лица организаций различных форм собственности не должны забывать, что за его нарушение предусмотрена ответственность, вплоть до административной или уголовной.

Даже если работник по каким-то причинам опоздал предоставить копию и она «устарела», выдать новую бесплатно и в трехдневный срок – обязанность работодателя.

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему - позвоните прямо сейчас:
 
+7 (499) 703-47-72 (Москва)
+7 (812) 309-93-81 (Санкт-Петербург)
 
Это быстро и бесплатно!

Видите неточности, неполную или неверную информацию? Знаете, как сделать статью лучше?

Хотите предложить для публикации фотографии по теме?

Пожалуйста, помогите нам сделать сайт лучше! Оставьте сообщение и свои контакты в комментариях - мы свяжемся с Вами и вместе сделаем публикацию лучше!

Комментариев: 13
  1. Леонид Лебедев

    Добрый день! Вся 6 и 7 страница в трудовой книжке записана. Отдел кадров не хочет ставить отметку «работает по настоящее время и…» на 8 и 9 странице. То есть они указывают это в конце 6,7. Банк не принимает данную копию. Подскажите пожалуйста, что делать?

    • Ирина

      Здравствуйте, Леонид. Отдел кадров правильно заверяет копию вашей трудовой, это в банке работают сотрудники, которые не разбираются в правилах ведения трудовых книжек. Попробуйте обратиться к руководителю банка.

  2. Константин Сидоров

    Добрый день.Как заверить копию трудовой? Кроме того что на последней странице нужно написать ,что сотрудник работает и поставить печать.

    • Роман Ш.

      Добрый день Константин, обратитесь в ваш отдел кадров, его сотрудники обязаны знать как заверяется копия трудовой книжки. Начальник отдела или непосредственно руководитель организации должен поставить свою подпись и печать организации.

    • Ольга

      Здравствуйте, Константин. Каждый откопированный лист трудовой книжки заверяется следующим образом: «Копия верна, должность уполномоченного лица, его ФИО, его подпись, дата». И все это заверяется печатью. На последней странице пишется: «работает по настоящее время, должность ФИО подпись уполномоченного лица и дата». Так же эта запись заверяется печатью.

  3. Григорий Леонтьев

    Как заверить копию трудовой книжки, если запись о принятии на работу в конце страницы и нет места написать копия верна. Что делать?

    • Валентин

      Григорий, если одна сторона листа формата А4 полностью занята копиями страниц вашей трудовой книжки, то вы можете сделать запись о заверении с обратной стороны листа. Либо есть другой вариант — делайте каждый разворот книжки на отдельном листе, тогда места точно хватит.

    • Ольга

      Здравствуйте, Григорий. Каждую страницу трудовой книжки копируют на отдельном листе. Офисная бумага имеет размер А4, а трудовая книжка меньшего размера. Заверяют копию ниже скопированного изображения находящегося на листе. Пишут: копия верна, должность уполномоченного лица, ФИО уполномоченного лица, дата и подпись уполномоченного лица. Все это закрепляют печатью.

  4. Василиса Данилова

    Сотрудник написал заявление на увольнение 09.08.16. Дата увольнения 25.08.16. 21.08.16 он просит копию трудовой книжки с записью «работает по настоящее время». Могу я сделать такую запись или должна указать по какое число работает ?

    • На вопрос отвечает эксперт-юрист Александр

      Порядок и правила заполнения т\книжки строго регламентирован и не предусматривает внесение всякой «отсебятины». Например, предусмотрены записи о приёме (назначении), должности, квалификации, совместительстве (по желанию), увольнении. Делать запись, о которой просит работник, не стоит. Сделайте выписку из т\книжки. Запись о приёме на работу и отсутствие записи об увольнении будут свидетельствовать, что по состоянию на дату выписки работник работает.
      Обоснование: ТК РФ (ст. 62), Постановление Минтруда России от 10.10.2003 N 69 (п. 3.1. Инструкции).

      Бесплатная помощь юриста
      +7 (499) 703-47-72Москва +7 (812) 309-93-81Санкт-Петербург
  5. Антонина Жукова

    Разрешено ли устроиться на работу с копией трудовой книжки на не основную работу и при том будут ли идти начисление к пенсии

    • На вопрос отвечает эксперт-юрист Александр

      Перечень документов, установленный законодательством при приёме работника к другому работодателю по совместительству, не содержит трудовой книжки и её копии. Для получения работником пенсии нужно, чтобы работодатель выполнял обязанность по отчислению страховых взносов на пенсионное обеспечение в ПФР. При устройстве на такую работу вам нужно заключение трудового договора с работодателем, в котором будет отражён факт совместительства.
      Обоснование: ТК РФ (ст. ст. 282, 283).

      Бесплатная помощь юриста
      +7 (499) 703-47-72Москва +7 (812) 309-93-81Санкт-Петербург
    • На вопрос отвечает эксперт-юрист Олег

      Извините, но не совсем понял ваш вопрос. О какой копии трудовой книжки идет речь? Дубликате или ксерокопии?
      В любом случае трудоустройство регламентируется ТК РФ, в частности ст.65 устанавливает обязательное наличие трудовой книжки, а не ее копии, в случае заключения трудового договора, за исключением трудоустройства впервые или по совместительству. Второе (работа по совместительству), регламентируется ст.60.1 и главой 44 ТК РФ. Так, ст.283 устанавливает обязательность при трудоустройстве по совмещению паспорта или док-та его заменяющего, а при необходимости — док-ты об образовании и допуске.

      Бесплатная помощь юриста
      +7 (499) 703-47-72Москва +7 (812) 309-93-81Санкт-Петербург

Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

Получите бесплатную консультацию прямо сейчас:
+7 (499) 703-47-72Москва +7 (812) 309-93-81Санкт-Петербург Остальные регионы:
Онлайн-консультант
Подписка (E-mail)
Юристы-Эксперты
Москаль Александр
Москаль Александр
Многолетний опыт работы во всех областях юриспруденции и экономики
© 2017 Юридическая консультация.
Москва, Бибиревская улица, 4 (контакты).