Как взыскать недостачу с материально ответственного лица: удержание и возмещение на законных уснованиях

В процессе ведения бухгалтерского учета в организации нередко выявляется недостача. Поневоле напрашивается слово «хищение». Впрочем, может быть речь идет и просто о халатности сотрудника, или вообще — не виноват никто, кроме самого директора.

Так или иначе перед работодателем встает вопрос о выявлении размеров и с кого, а также в каких пределах спрашивать. И тут будет иметь значение, в каком качестве работник (полностью или частично ответственный), а также был ли с ним подписан особый договор о материальной ответственности.

Оглавление:

• Основания и условия
• Как удержать недостачу с материально ответственного лица?
• Условия, при которых нельзя взыскать недостачу
• Как взыскать, если лицо не материально ответственное?
• Практические рекомендации по формированию доказательственной базы

Основания и условия

Защите корпоративного имущества, а также степени материальных обязательств сотрудников посвящена глава 39 Трудового кодекса РФ. В ней прямо сказано, что требовать с кого бы то ни было глава организации может только при наличии прямого действительного ущерба, а также при весомых доказательствах того, что :

• виновно именно это лицо и никто другой;
• имел место быть противоправный поступок, который и повлек за собой ущерб.

Что подразумевать под прямым действительным ущербом? Закон отвечает так: это количественное уменьшение принадлежащего организации или предпринимателю имущества или ухудшение такового по качеству. Взыскание недостачи имущества с материально ответственного лица производится на основании бухгалтерии.

О полной картине недостачи свидетельствуют бухгалтерские проводки, приходно-расходная документация, а также итоги:

• инвентаризации;
• служебной проверки;
• частного детективного расследования.

После того, как факт нехватки имущества установлен, равно как и отвечающее лицо, последнему предлагается дать письменные объяснения случившегося. Сотрудник от этого имеет право отказаться, о чем оформляется соответствующий акт.

Истребование компенсации может быть произведено в порядке:

• добровольном;
• принудительном;
• судебном.

Когда однозначно предстоит судебное разбирательство?

• виновник не согласен с претензиями организации и не собирается добровольно возмещать урон;
• виновник согласен, о чем дал письменное уведомление, но уволился;
• размер недостачи превосходит среднемесячный заработок сотрудника;
• с момента возникновения прошел как минимум месяц.

В остальных случаях речь идет только об ограниченной ответственности.

Как удержать недостачу с материально ответственного лица?

Для установления полной картины со всеми нюансами руководитель организации издает приказ об инвентаризации. Документ регистрируется в журнале с присвоенным номером и обязательно содержит:

• полное наименование фирмы;
• число;
• номер;
• что именно проверяется — к примеру, склад, касса;
• причины проведения;
• кто входит в состав комиссии — наименование должности, фамилия, инициал;
• временные рамки проведения;
• на кого возложить контроль за результатами инвентаризации;
• срок поступления отчетности в бухгалтерию.

Когда факт недостачи, ее размер, а также сопутствующие обстоятельства становятся ясны, с виновника истребуются письменные объяснения в случившемся. Доказательством является либо объяснительная записка, либо акт о том, что работник отказался как бы то ни было объясняться (он имеет на это право).

Далее решение за руководителем — истребовать компенсацию или нет и в каком объеме.

Предполагаемый виновник имеет право и обязан участвовать в проведении инвентаризации, знакомиться с ее результатами и оспаривать ее итоги в случае своего несогласия.

Возмещение урона с виновника производится на основании распоряжения руководителя (ст. 248 ТК). Срок для него — месяц с момента возникновения недостачи. Если руководитель пропустил этот срок, что-либо получить можно будет только через суд, а изъятие из зарплаты сотрудника -незаконны (даже если тот и виноват).

Приказ о взыскании компенсации с сотрудника пишется главой организации от первого лица и обязательно содержит в себе:

• данные организации, адрес;
• число;
• номер документа;
• основание для распоряжения (акт проверки);
• кто именно подлежит привлечению (наименование должности, фамилия, инициалы);
• ссылки на законодательство;
• ссылки на акт проверки, также объяснительную записку сотрудника или акт об отказе в ее написание (документы должны быть зарегистрированы, им должны быть присвоены индивидуальные номера, которые и указываются, а также дата принятия);
• фраза о том, что руководитель оставляет за собой контроль за выполнением данного распоряжения.

Если дело все-таки дошло до судебного разбирательства, работодатель подает соответствующее заявление. Иск подается в районный суд по месту нахождения отвечающей стороны в количестве экземпляров по числу участников процедуры. Документ обязательно содержит в себе:

• данные истца, название и реквизиты фирмы;
• паспортная информация и должность ответчика;
• кто подает;
• основание;
• цена иска;
• требование взыскать компенсацию;
• список прилагаемых документов;
• дата, подпись.

Условия, при которых нельзя взыскать недостачу

К таковым относятся:

• работодатель сам не создал условий для сохранности корпоративного имущества;
• обстоятельства непреодолимой силы;
• необходимая самооборона;
• нормальный хозяйственный риск.

Как взыскать, если лицо не материально ответственное?

Если подразумевается вопрос: кто является лицом, освобожденным от любой материальной ответственности , то таковых на предприятии нет вообще.

Если должность не отмечена в перечне работ, где предусматриваются полные материальные обязательства (это Постановление Минтруда РФ № 85 от 31.12.02, причем список этот исчерпывающий, а стало быть не может быть варьирован директором по его усмотрению), то речь идет об ограниченной материальной ответственности.

Если недостача маленькая — то есть ущерб не больше среднемесячного дохода работника, то компенсация удерживается на основании распоряжения руководителя.

Но только в том случае, если сотрудник согласен с этим.

Если же по обоим пунктам ответы отрицательные — опять же, вариант один: суд.

Практические рекомендации по формированию доказательственной базы

Работодатель должен сформировать исковое заявление в соответствии с истиной и нормами действующего законодательства РФ. Он предоставляет в канцелярию суда, помимо собственно искового заявления:

• деловая переписка, другая локальная документация, свидетельствующая о факте работы ответчика на предприятии, а также его ответственности;
• подписанный трудовой договор;
• докладные записки, бухгалтерские проводки, акты произведенных проверок;
• объяснительная записка от сотрудника (если ее нет, привлечение к ответственности со стороны работодателя уже незаконно).

Будут иметь значение и показания свидетелей — лиц, которые сотрудничали с ответчиком и могут подтвердить степень возложенной на него ответственности и обстоятельств нарушения.

Это могут быть как члены комиссии, так и просто коллеги. Также работодатель может подать ходатайство о том, чтобы суд выслушал показания частного детектива (если к его услугам обращались).

Лучше будет, если работодатель воспользуется услугами грамотного юриста, специализирующегося на трудовом законодательстве.

Он поможет правильно написать исковое заявление (а может быть при его грамотном посредничестве дело до суда вообше не дойдет и разрешится мирно), а также даст консультацию по тому, что можно использовать в качестве подтверждения своих слов, каких людей следует привлечь. Если хоть один документ будет оформлен не в соответствии с нормами, то судья не зачтет его в качестве доказательства.

Таким образом понятно, что взыскание недостачи — дело не простое и даже несмотря на кажущуюся очевидность выигрыша здесь нельзя целиком полагаться только на собственные силы. Лучше доверить эту миссию грамотному адвокату.