Как выглядит журнал регистрации договоров о материальной ответственности: зачем нужен и как оформляется, образец

Журнал регистрации договоров о материальной ответственности заводится на каждом предприятии, где есть соответствующие должности, которые обязаны сохранять вверенные им ценности.

Мы разберёмся с внешним видом журнала о материальной ответственности, способом заполнения, в чьи обязанности входит его ведение, постараемся ответить на все, связанные с ним вопросы.

Содержание:

• Что это такое? Зачем нужен?
• Что в нём оговаривается?
• Где его взять?
• Как правильно оформить и зарегистрировать? Кто должен этим заниматься?
• Как правильно заполнять поля?

Что это такое? Зачем нужен?

В журнале регистрации договоров о материальной ответственности делают записи всех составленных соглашений.
Этот документ подтвердит наличие письменного контракта в случае его потери. Также журнал придаёт законности подписанным официальным бумагам.

Такой контракт, как правило, заключают сразу при трудоустройстве. Он станет служить гарантией того, что в случае недостачи работодателю будет возмещён нанесённый ущерб.

Но подписанию такого договора должно предшествовать заключение соглашения про трудовые отношения. Иначе контракт о материальной ответственности станет считаться недействительным.

Те лица, которые будут обязаны сохранять вещи, должны знать, что вначале проводят инвентаризацию и составляют соответствующие акты. Это в будущем поможет вам, если возникнут вопросы о недостаче или порче имущества. Только после этого приступают к подписанию всех документов.

Журнал представляет собой сшитые вместе листы формата А4 в твёрдой картонной обложке. Внутри страницы расчерчены на графы. Образец журнала регистрации договоров о полной материальной ответственности можно скачать ниже в разделе.

Оно представляет собой уникальный голографический индикатор с персональным номером, изготовленное согласно государственным стандартам.

Журнал регистрации договоров о материальной ответственности, образец

Что в нём оговаривается?

В журнале ведётся запись всех составленных договоров о полной материальной ответственности. То есть содержится следующая информация:

1. Число, когда был подписан договор.
2. Номер соглашения.
3. Какая форма ответственности заключается.
4. Фамилия и инициалы работника.
5. Должность, на которой он станет работать.

Также тут есть определённый реестр сотрудников, которые занимаются ведением этого журнала. В форме указывают:

1. Даты, в которые вносились записи именно этим ответственным лицом.
2. Фамилия, инициалы работника.
3. Его должность.
4. На основании какой официальной бумаги он действует.
5. Подпись.

В документе также есть титульная страница, дополнительные приложения. В качестве последних могут быть выписки из Трудового Кодекса РФ, Постановление Министерства Труда от 31. 12. 2002 № 85 «О перечне должностей».

Где его взять?

Журнал регистрации договоров о материальной ответственности можно купить в интернет-магазинах, в местах, где продают специализированные канцелярские товары.

Также есть возможность заказать изготовление документа в типографии, которые смогут выполнить работу быстро и качественно.

Как правильно оформить и зарегистрировать? Кто должен этим заниматься?

Регистрация – это доказательство создания или получение официальной бумаги в определённое время внесением в специальный журнал. Документу присваивается необходимый номер и записывается основная информация о нём.

Вначале заполняется титульная страница. В ней необходимо указать дату, с которой журнал ведётся. Обязательно в соответствующей графе написать номер пломбы.

Также здесь необходимо сделать записи о названии предприятия.

На первой странице лучше вклеить правила ведения этой официальной бумаги.

Второй лист содержит таблицу, в которой делают отметки про ответственных за ведение журнала.

Так, она должна содержать такую информацию:

1. Номер по порядку.
2. Фамилию, имя, отчество работника.
3. Должность ответственного сотрудника.
4. По какой причине ведётся документ.
5. Подпись работника.

С годами люди, заполняющие журнал, могут меняться, чтобы знать, кто вёл записи, и делают такую таблицу.

Следует придерживаться таких рекомендаций по ведению документа:

1. Все записи делаются разборчивым почерком, аккуратно, без ошибок.
2. Заполнение происходит в день подписания договора.
3. Один документ регистрируется лишь раз.
4. Записываются только договора о материальной ответственности.
5. Хранится журнал 75 лет в закрытом архиве.
6. Исправлять допущенную ошибку нельзя.
7. Если такой случай произошёл, то журнал закрывается, о происшествии докладывают начальнику и открывают новый документ. В старом делают запись о причинах досрочного закрытия журнала.

Заполнением журнала занимается менеджер по персоналу или же главный бухгалтер предприятия.

Как правильно заполнять поля?

Рассмотрим на примере, в каком виде должны быть страницы журнала.

Отдельно могут встречаться варианты оформления журнала, где сотруднику необходимо поставить свою подпись напротив внесённых о нём данных.Образец заполнения страницы ответственных за ведение журнала регистрации материальных ценностей.

Журнал регистрации договоров о материальной ответственности – это своеобразная гарантия работодателю о том, что причинённый ему вред будет возмещён. С помощью этого документа можно доказать наличие договора о материальной ответственности и его подлинность. Поэтому не стоит игнорировать его ведение на предприятиях.