Получите бесплатную консультацию прямо сейчас:
+7 (499) 703-47-72Москва +7 (812) 309-93-81Санкт-Петербург

Оформления и ведение журнала регистрации приказов по личному составу

Ведение журнала регистрации приказов по личному составуЖурнал регистрации приказов по личному составу представляет собой журнал установленной формы, предназначенный для фиксации всех приказов по личному составу, изданных в организации.

...

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.
 
Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (499) 703-47-72. Это быстро и бесплатно!

Оглавление:

Журнал должен быть прошнурован и пронумерован, в обязательном порядке скреплен подписью руководителя организации и печатью юридического лица.

Журнал ведется в соответствии с правилами, установленными на уровне законодательства, а равно в соответствии с требованиями, определенными в локальных правовых актах юридического лица.

В каждой организации должен быть работник, в трудовые обязанности которого входит ведение журнала по личному составу. Работник заполняет графы журнала, получая необходимую информацию из текстов конкретных приказов.

Форма журнала

Образец. Бланк.

Образец журналаВ разных организациях форма журнала по личному составу может не совпадать. Причиной тому то, что форма не унифицирована, то есть не определена в нормативном порядке.

Это значит, что каждая организация разрабатывает собственную форму журнала.

Что подлежит регистрации?

В журнале регистрируются следующие приказы:

  • о приеме на работу;
  • о совмещении;
  • о перемещении;
  • об увольнении;
  • о дисциплинарных взысканиях;
  • о переводе на другую работу;
  • о повышении квалификации, об аттестации, присвоении чинов (званий);
  • о поощрении или награждении:
  • об изменении фамилии;
  • об оплате труда или премировании;
  • о выплатах, не являющихся заработной платой, например, компенсации за неиспользованные дни отпуска;
  • об отпуске без сохранения заработной платы или об отпуске по уходу за ребенком;
  • о дежурстве по основной деятельности по профилю;
  • о командировках;
  • и другие.

журнал регистрации входящих документовЧто такое журнал регистрации входящих документов? Как правильно его оформлять?

В новости (ссылка) о том, как участвовать в тендерах по строительству.

Какие причины возмещения из бюджета НДС? http://lawyer-consult.ru/other/terminy-i-opredeleniya/vozmeshhenie-nds.html

Какие предъявляются требования?

На лицевой стороне журнала по личному составу должны быть следующие реквизиты:

  • наименование организации. Оно, как правило, указывается в верхней строке лицевой стороны посередине;
  • дата начала ведения журнала (указывается сразу);
  • дата окончания ведения журнала;
  • индекс журнала (в организации каждому журналу или иному документы присваивается регистрационный индекс документа);
  • сведения о работнике, в трудовые обязанности которого входит ведение журнала (эта информация может указываться на лицевой стороне журнала, на оборотной или на каждой странице документа).

Требования к журналуИсправлять, удалять или осуществлять подчистку записей, сделанных ранее, при помощи корректирующих средств запрещается.

Вносить изменения, исправлять неверные записи можно так: запись зачеркивается максимально тонкой линией, чтобы легко можно было прочитать неверно сделанную надпись; в той же графе делается верная запись.

Если в графе есть специальная графа «примечание», то именно в ней указывается на допущенные неточности или ошибки.

В графе «примечание» нужно обязательно указать, в какой графе сделана неверная запись, кто осуществил исправление (ФИО, подпись), дату, когда была сделано исправление.

Защита от неправомерных изменений

Применяются следующие меры для защиты документа от изъятий и вложений:

  • листы журнала по личному составу нумеруются, скрепляются печатью, прошнуровываются;
  • журнал заверяется уполномоченным лицом – либо начальником отдела кадров, либо же заместителем по управлению персоналом, или руководителем организации;
  • на узле шнуровки на последней странице журнала оставляется наклейка с оттиском печати организации или отдела кадров. Зависит это от того, кто контролирует порядок ведения журнала;
  • на последней странице журнала делается заверительная надпись следующего содержания:

В журнале прошнуровано, пронумеровано

и скреплено печатью ______ листов

Начальник отдела кадров

(заместитель по управлению персоналом, руководитель организации)

_______________ __________________________________________

(подпись) (расшифровка подписи)

«____» ______________________ _________

(дата) (месяц) (год)

Срок хранения

Сколько нужно хранить журнал?Постановлением Министерством культуры Российской Федерации утвержден Перечень типовых управленческих документов, которые образуются в процессе осуществления государственными органами своих функций.

В статье 258 Перечня определены сроки хранения журнала по личному составу. Сроков два – 75 и 5 лет.

Все зависит от вида документа по личному составу. Так, например, документы о дисциплинарных взысканиях должны быть сохранены на протяжении 5 лет, а документы о поощрении и награждении 75 лет.

Именно в силу названной причины в организации рекомендуется вести не один, а два журнала: один, хранящийся 75 лет, другой – 5 лет.

Для того чтобы в массиве приказов по личному составу было ориентироваться еще легче, рекомендуется делить приказы на более дробные группы и, соответственно, большее количество журналов.

открыть букмекерскую контору по франшизеКак можно открыть букмекерскую контору по франшизе? Пошаговая инструкция.

В статье (тут) о том, где можно заполнить декларацию ЕНВД онлайн.

Как закрыть ООО самостоятельно? http://lawyer-consult.ru/corporate/likvidatsiya-i-bankrotstvo/zakrytie-firmy.html

Подведем итоги

Таким образом, можно отметить следующие важные моменты, касающиеся вопросов оформления и ведения журнала приказов по личному составу:

  • В обязательном порядке должен быть определен работник, ответственный за ведение журнала.
  • Каждая организация может самостоятельно заниматься разработкой формы журнала.
  • Очень важно, чтобы правильно была заполнена лицевая сторона журнала.
  • Изменения в журнал либо исправления ошибочных записей должны производиться в строго определенном порядке.
  • По срокам хранения выделяют две разновидности журналов.
  • Наконец, должен быть предпринят ряд конкретных мер, направленных на защиту журнала от неправомерных посягательств.
Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему - позвоните прямо сейчас:
 
+7 (499) 703-47-72 (Москва)
+7 (812) 309-93-81 (Санкт-Петербург)
 
Это быстро и бесплатно!

Видите неточности, неполную или неверную информацию? Знаете, как сделать статью лучше?

Хотите предложить для публикации фотографии по теме?

Пожалуйста, помогите нам сделать сайт лучше! Оставьте сообщение и свои контакты в комментариях - мы свяжемся с Вами и вместе сделаем публикацию лучше!

Комментариев: 22
  1. Станислав Ефимов

    Здравствуйте. Подскажите какие приказы регистрируются в журнале приказов по основной деятельности. спасибо.

    • Евгения

      Здравствуйте Станислав, в зависимости от того чем именно занимается ваша организация или предприятие руководство издает приказы. Деятельность организации отражена в ОКВЭД вашего юридического лица, в интересующий вас журнал регистрируются приказы относящиеся к ней.

    • Ольга

      Здравствуйте, Станислав. В журналах по основной деятельности регистрируют такие приказы как: о приеме на работу, о совмещении, перемещении, переводе на другую должность, увольнении сотрудников, о дисциплинарных взысканиях, об аттестации и повышении квалификации, о поощрениях, награждениях, премировании, оплате труда, о выплатах которые не относятся к заработной плате, к примеру компенсация за отпуск, приказы об отпуске без сохранения заработной платы, об отпуске по уходу за ребенком, о командировании работника. То есть все приказы которые выпускаются в отделе кадров, они все подлежат регистрации в журналах.

  2. Иосиф Пономарёв

    Регистрировала приказы кадровые в течение года в хронологическом порядке,могу ли я разделить эту папку на две с хранением 50 лет и 5 лет а регистрация в журнале остается общей

    • Екатерина

      Иосиф, здравствуйте. Всего сроков хранения два – 75 и 5 лет. Все зависит от вида документа по личному составу. Так, например, документы о дисциплинарных взысканиях должны быть сохранены на протяжении 5 лет, а документы о поощрении и награждении 75 лет. Именно в силу названной причины в организации рекомендуется вести не один, а два журнала: один, хранящийся 75 лет, другой – 5 лет.

    • Ольга

      Здравствуйте, Иосиф. На каждый год заводится новая папка и заводится новый журнал. Старые папки с приказами сшиваются и сдаются в архив. В архиве они хранятся по годам.

  3. Ира Борисова

    Здравствуйте! Скажите пожалуйста как сделать исправление в книге приказов,если бывший сотрудник в нее писал все приказы,не соблюдена нумерация,и дата сначала 2015 год,потом 2014 год

    • Наталья

      Ира, здравствуйте. Согласна с Ольгой, необходимо завести новые журналы и вести их в соответствие с правилами.

    • Ольга

      Здравствуйте, Ира. Тут уже ничего не исправишь. Проще завести новые книги, прошить, пронумеровать и скрепить печатью их. И все приказы переписать. 2014 год в отдельную книгу, 2015 год соответственно тоже в отдельное.

  4. Роза Элемаева

    При заполнении журнала Ф.И.О. работника пишется развернуто? Например, Иванов Иван Иванович или Иванов И.И.?

    • Вера

      Роза, здесь нет четко оговоренных границ, но все лучше писать полностью. Бывает же такое, когда в крупных организациях работают родственники или однофамильцы, и это может стать причиной спора.

    • Екатерина

      Роза, доброе время суток. Во избежане различного рода проблем в будущем (в доказательной базе) рекомендуется писать Ф.И.О. полностью. Вас , думаю, это не сильно затруднит.

  5. Алла Львова

    При проверке обнаружено отсутствие регистрации приказа в журнале регистраций. Считаетстя ли действительным этот приказ?

    • На вопрос отвечает эксперт-юрист Александр

      Трудовое законодательство наделяет работодателя правами и обязанностями, в том числе административно-распорядительными функциями, которые реализовываются посредством издания приказов. Исходя из того, что журнал не относится к обязательной для организации документации, отсутствие в нём приказа не лишает его юридической силы.
      Основание: Трудовой кодекс РФ (ст. 22).

      Бесплатная помощь юриста
      +7 (499) 703-47-72Москва +7 (812) 309-93-81Санкт-Петербург
  6. Георгий Воронин

    нужно ли заводить журнал приказов по личному составу каждый год или можно продолжать ведение журнала на следующий год? Спасибо большое за ответ!

    • На вопрос отвечает эксперт-юрист Александр

      Журнал, учитывающий изданные приказы в отношении личного состава, не является обязательным документом. Вместе с тем, его наличие позволяет системно учитывать их наличие, отслеживать дату издания, сохранять непрерывность в текущих номерах. Статус необязательного документа позволяет вести такой журнал в удобном для организации режиме.

      Бесплатная помощь юриста
      +7 (499) 703-47-72Москва +7 (812) 309-93-81Санкт-Петербург
  1. Вера

    Возможно ли ведение журнала приказов по личному составу в электронном виде?

    • Костя

      Единой формы для ведения журнала регистрации и разных распоряжений, утвержденной законодательством, в природе не существует. Так же в нашем законодательстве отсутствует положение по неукоснительному и обязательному ведению на бумажном носителе журналов регистраций.
      По этой причине разрешается ведение журнала регистрации в электронном варианте.

    • Людмила

      Есть такие варианты. Но это не правильно. Журналы приказа по личному составу должны вестись в письменном виде. В электронном можно внести незаконные изменения и подделки. Кроме того журнал приказов при закрытии отправляют в архив, где оно должен находиться 75 лет.

  2. Елена Фещенко

    Как правильно будет называться приказ (о приеме на работу или о совместительстве)? Если человек уже принят на работу, по случаю болезни постоянного работника и будет работать по совместительству

    • Александр Сенченко

      Елена, как тут вам уже сказали, всё это дело называется совмещением работы, поэтому и приказ нужно делать в таком же стиле. Но думаю у вас с этим проблем не возникнет, всё таки дело тут довольно просто и я желаю удачи вам в этом и надеюсь с сотрудником никаких проблем не возникнет, ведь на него большая ответственность ложится, так что советую быть вам внимательней при написание приказа.

    • Игорь

      Елена, вы несколько нечетко сформулировали вопрос. Если сотрудник уже работает у вас, то есть имеет уже действующий трудовой договор с предприятием на своей штатной должности и в данном случае не переходит на должность работника, отсутствующего по болезни,  а получает в дополнение выполнение и штатных обязанностей последнего, то это будет совмещение в чистом виде. Следовательно — и приказ должен быть о совмещении.

Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

Получите бесплатную консультацию прямо сейчас:
+7 (499) 703-47-72Москва +7 (812) 309-93-81Санкт-Петербург Остальные регионы:
Онлайн-консультант
Подписка (E-mail)
Юристы-Эксперты
Москаль Александр
Москаль Александр
Многолетний опыт работы во всех областях юриспруденции и экономики
© 2017 Юридическая консультация.
Москва, Бибиревская улица, 4 (контакты).